Sepa-Lastschriften automatisieren – Pünktliche Zahlungen für KMU & Freelancer

Vorteile der SEPA-Lastschrift für Unternehmen

Warum sollte man als Unternehmen oder Freelancer überhaupt auf das Lastschriftverfahren setzen? Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von SEPA-Lastschriften für dich als Rechnungssteller:

• Schluss mit späten Zahlungen: Mit Lastschriften bestimmst du, wann gezahlt wird. Du ziehst offene Beträge exakt zum Fälligkeitsdatum ein. Das bedeutet einen zuverlässigeren Cashflow und weniger Ärger mit überfälligen Rechnungen. Mahnungen werden überflüssig, denn deine Kunden zahlen praktisch immer pünktlich – einfach weil du das Steuer in der Hand hast.
• Weniger Verwaltungsaufwand: Gerade bei wiederkehrenden Rechnungen ist das manuelle Nachverfolgen von Zahlungen extrem zeitaufwändig. Mit einer automatisierten Lastschrift läuft alles von selbst. Du verschickst deine Rechnung – und der Rest passiert automatisch im Hintergrund. Du musst nicht mehr regelmäßig dein Konto checken oder Zahlungseingänge händisch abhaken. Das spart wertvolle Zeit und Nerven, die du besser in dein Kerngeschäft stecken kannst. Unternehmen, die den Prozess digitalisieren, maximieren ihren Cashflow und reduzieren ihren Verwaltungsaufwand deutlich.
• Automatische Wiederholungen bei Abo-Modellen: Hast du Abonnements, Mitgliedsbeiträge oder regelmäßige Dienstleistungen? Dann ist Lastschrift ideal. Deine Kunden müssen nur ein einziges Mal ein Mandat erteilen – danach werden alle Folgezahlungen automatisch eingezogen, ohne dass jemand aktiv werden muss. Deine Einnahmen laufen wie ein Uhrwerk, und deine Kunden schätzen die Bequemlichkeit, sich um nichts kümmern zu müssen. Außerdem sinkt das Risiko unbeabsichtigter Zahlungsausfälle, da es keine ablaufenden Kreditkarten oder vergessenen Überweisungen gibt.
• Flexibilität bei Betrag und Zeitpunkt: Im Gegensatz zu Daueraufträgen (wo der Kunde einen festen Betrag selbst überweist) kannst du bei Lastschriften den Zahlungsbetrag und die Zahlungsfrequenz steuern. Auch variable Beträge oder unregelmäßige Intervalle sind kein Problem. Wenn du z.B. nach Verbrauch abrechnest oder deine Preise änderst, musst du nicht jedes Mal den Kunden zur Aktion bitten – du passt einfach den Lastschrifteinzug an. Das ist nicht nur praktisch für dich, sondern kommt auch deinen Kunden entgegen, denn sie können Zahlungen bequem in Raten bzw. bei Fälligkeit vom Konto abbuchen lassen.
• Geringere Kosten als Kartenzahlungen: Wusstest du, dass Lastschriften für den Händler deutlich günstiger sind als Kreditkartenzahlungen? Während bei Kartenzahlungen oft 2–3% vom Betrag an Gebühren abfließen, sind SEPA-Lastschriften in der Regel viel kosteneffizienter. GoCardless etwa berechnet nur ca. 1% + 0,20 € pro Transaktion (maximal 1,00 €) – da kommt selbst PayPal nicht mit. Gerade bei größeren Rechnungsbeträgen sparst du mit Lastschrift spürbar Gebühren. Und es gibt keine versteckten Kosten oder Grundgebühren.
• Sicher und vertrauenswürdig: Das Lastschriftverfahren ist in Europa gut etabliert und sicher. Kunden genießen den SEPA-Lastschrift-Zahlungsschutz, der z.B. unautorisierte Abbuchungen praktisch ausschließt. Jede Abbuchung wird vorher angekündigt (meist über die Rechnung selbst) und Kunden haben die Möglichkeit, innerhalb von 8 Wochen zu widersprechen, falls etwas nicht stimmen sollte. Dadurch haben viele Kunden Vertrauen in die Lastschrift – es ist in Deutschland nach wie vor eine der beliebtesten Zahlungsmethoden, gerade für wiederkehrende Zahlungen . Aus Kundensicht ist Lastschrift bequem, da nichts weiter unternommen werden muss und Abbuchungen transparent auf dem Kontoauszug erscheinen.

Kurz gesagt: Mit SEPA-Lastschriften bekommst du schneller dein Geld, verbesserst deinenLiquiditätsspielraum und reduzierst den Aufwand im Forderungsmanagement drastisch. Klingt gut? Dann lass uns anschauen, wie du diesen Prozess automatisieren kannst.

Manuell vs. automatisiert: Warum Lastschriften automatisieren?

Vielleicht denkst du: „Lastschriften klingen toll, aber die Einrichtung und Durchführung ist doch bestimmt kompliziert und aufwändig.“ Tatsächlich war es früher für kleine Firmen nicht trivial, selbst Lastschriften einzuziehen. Man musste z.B. bei jeder Abbuchung Dateien an die Bank übermitteln oder sich durch Online-Banking-Formulare klicken, um Lastschrifteinträge zu erstellen. Einige Unternehmen haben Excel-Listen geführt, daraus XML-Dateien generiert und diese dann bei der Bank hochgeladen – und das bei jedem neuen Abrechnungslauf. Andere haben für jede Rechnung immer noch manuelle Überweisungen abgewartet und händisch nachgehalten, wer gezahlt hat und wer nicht. Diese alten Vorgehensweisen sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Schnell rutscht mal ein Zahlendreher in der IBAN rein, eine Datei wird falsch formatiert oder eine Zahlung wird übersehen. Und vor allem: Du verlierst unnötig viel Zeit mit Verwaltung, statt dein Business voranzubringen.

Die gute Nachricht: Heutzutage kannst du Lastschriften voll automatisieren. Du musst keine Dateien mehr manuell zur Bank schicken und auch keine Zahlungseingänge selbst überwachen. Mithilfe von Tools wie SepaHeld lässt sich der gesamte Prozess digitalisieren und nahtlos in deine Abläufe integrieren. Das heißt konkret:

• Deine Rechnungsstellung, z.B. über dein Buchhaltungs- oder ERP-System, bleibt wie sie ist – du erstellst wie gewohnt eine Rechnung für deinen Kunden.
• Statt darauf zu warten, dass der Kunde diese Rechnung überweist, initiierst du den Zahlungseinzug automatisch – und zwar genau in dem Moment, wenn die Rechnung fällig wird.
• Ein digitales SEPA-Lastschriftmandat wird vom Kunden eingeholt, ohne dass du selbst Formulare austauschen musst. SepaHeld übernimmt diesen Schritt für dich vollautomatisch, indem es den Kunden z.B. per E-Mail um die einmalige Mandatserteilung bittet.
• Liegt das Mandat vor, wird die Abbuchung zum Fälligkeitstermin automatisch über GoCardless durchgeführt. Weder du noch dein Kunde müssen daran denken – es passiert einfach.
• Status-Updates und Verbuchung laufen ebenfalls automatisch: Du siehst in deinem Dashboard (sowohl bei SepaHeld als auch bei GoCardless), welche Rechnungen eingezogen wurden und ob alles geklappt hat. Im Falle einer Rücklastschrift (z.B. wenn ein Konto nicht gedeckt war) wirst du benachrichtigt , sodass du reagieren kannst. Aber dank der hohen Zuverlässigkeit von Bankabbuchungen (mehr dazu gleich) passiert das zum Glück selten.
• Deine Buchhaltung bleibt sauber und aktuell: SepaHeld kann die erhaltenen Zahlungen automatisch den richtigen Rechnungen zuordnen und sogar Buchungsvorschläge für dein Rechnungsprogramm erstellen. Das heißt, offene Posten werden automatisch ausgeglichen und du musst viel weniger nachbearbeiten. „SepaHeld ordnet die Zahlungen automatisch den passenden Belegen zu und erstellt Buchungsvorschläge. Mit nur einem Klick übernimmst du die vorbereiteten Buchungen. Nie wieder Chaos in der Buchführung!“ – so beschreibt es unser Team von SepaHeld

All das sorgt dafür, dass Zahlungen im Hintergrund reibungslos ablaufen, während du dich um dein eigentliches Geschäft kümmern kannst. Du verschickst Rechnungen, und bekommst wenig später dein Geld – so einfach ist das

SepaHeld & GoCardless: Das Dream-Team für automatisierte Lastschriften

Was ist GoCardless?

GoCardless ist ein führendes Fintech-Unternehmen aus Großbritannien, das sich aufAccount-to-Account Lastschriftzahlungen spezialisiert hat. Einfach gesagt bietet GoCardless eine Online-Plattform, über die Unternehmen Lastschriften in verschiedenen Ländern effizient durchführen können. Anstatt dass jedes Unternehmen sich selbst um die SEPA-Implementierung, die Bankenkommunikation und die Mandatsverwaltung kümmert, übernimmt GoCardless all das als Dienstleister. Die Firma ist kein Newcomer – sie wurde bereits 2011 gegründet und hat sich seitdem zu einem der Marktführer in diesem Bereich entwickelt. Über 70.000 Unternehmen weltweit vertrauen auf GoCardless, um ihre wiederkehrenden Zahlungen abzuwickeln – darunter namhafte Kunden wie DocuSign, Klarna, TripAdvisor oder Epson. Jährlich verarbeitet GoCardless Zahlungen im Wert von mehr als 25 Milliarden US-Dollar, was für die Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit der Lösung spricht. Zusätzlich wird GoCardless von renommierten Investoren wie Google Ventures und Salesforce Ventures unterstützt, was das Vertrauen in Sicherheit und Stabilität weiter untermauert.

Für dich als Anwender ist vor allem wichtig, was GoCardless kann: nämlich das gesamte SEPA-Lastschriftverfahren im Hintergrund abwickeln – vollautomatisch und 100% digital. GoCardless sorgt dafür, dass die Bankabbuchungen korrekt und pünktlich ausgeführt werden, kümmert sich um die Einhaltung aller SEPA-Regularien und stellt dir ein Dashboard zur Verfügung, in dem du alle Lastschrift-Zahlungen im Blick behältst. Dabei deckt GoCardless nicht nur Deutschland ab, sondern über 30 weitere Länder mit einer einzigen Integration. Wenn du also Kunden im europäischen Ausland hast, kannst du auch von diesen problemlos per SEPA-Lastschrift einziehen, ohne dich separat mit ausländischen Banken befassen zu müssen.

Und was ist SepaHeld?

SepaHeld ist gewissermaßen das fehlende Bindeglied zwischen deinem bestehenden Rechnungssystem (z.B. einer Buchhaltungssoftware wie Lexware, lexoffice oder sevDesk) und GoCardless. Man kann SepaHeld als Schnittstelle oder Middleware beschreiben: Es verbindet dein Rechnungsprogramm nahtlos mit dem GoCardless-Service. Ohne SepaHeld müsstest du Zahlungsforderungen eventuell manuell in GoCardless anstoßen oder Kunden- und Rechnungsdaten doppelt pflegen. Mit SepaHeld passiert all das automatisch im Hintergrund. Sobald du eine Rechnung in deinem System erstellt hast, sorgt SepaHeld dafür, dass alle erforderlichen Infos (Kundendaten, Betrag, Fälligkeit etc.) an GoCardless übertragen werden und der Lastschrifteinzug initiiert wird. Umgekehrt meldet GoCardless den Zahlungseingang zurück an SepaHeld, das dann z.B. dein Buchhaltungsprogramm informiert, damit die Rechnung als bezahlt markiert wird. SepaHeld nimmt dir somit die gesamte Doppelarbeit ab: Du musst nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen hin- und herwechseln oder Daten exportieren/importieren. Alles, was zwischen Rechnungsstellung und Zahlung passiert, läuft vollautomatisch und integriert im Hintergrund.

Durch diese Integration genießen Nutzer von SepaHeld eine Menge praktischer Vorteile:

• Keine komplizierte Technik oder Programmierung nötig – die Einrichtung ist so einfach, dass du in wenigen Minuten startklar bist und keinen IT-Spezialisten brauchst.
• SepaHeld ermöglicht digitale Mandate – die zeitaufwändige Zettelwirtschaft entfällt. Kunden erteilen ihre Zustimmung online mit ein paar Klicks, was den Prozess erheblich beschleunigt.

(Tipp: Im GoCardless Support Center findest du weitere Informationen zu den Vorteilen von Lastschriften.)

Vergleich: Manuelle Zahlung vs. automatisierte Lastschrift

Um die Vorteile noch einmal klar herauszustellen, hier ein kurzer Vergleich zwischen herkömmlichen Zahlungsprozessen (z.B. Rechnung per Mail und der Kunde überweist selbst) und dem automatisierten Lastschrifteinzug mit SepaHeld:

Du erkennst: Der automatisierte Lastschrifteinzug schneidet in praktisch allen Punkten besser ab. Für dich bedeutet das: Zeitgewinn, finanzielle Planungssicherheit und weniger Stress. Und deine Kunden werden es ebenfalls als Erleichterung empfinden, nicht dauernd an die Bezahlung denken zu müssen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die E-Mail zur Mandatseinholung im eigenen Design gestalten?

Im Premium-Paket von SepaHeld hast du die Möglichkeit, die Vorlagen für Mandats-Anfragen per E-Mail individuell anzupassen. Du kannst z.B. einen eigenen Begleittext verfassen oder dein Firmenlogo einbinden, sodass alles im gewünschten Look & Feel erscheint. In der Standard-Version werden die automatischen E-Mails über GoCardless mit einem neutralen Template versendet, das aber natürlich deinen Unternehmensnamen enthält und alle erforderlichen Infos für den Kunden bereitstellt. Viele Nutzer kommen damit bereits gut zurecht. Wenn dir jedoch volle Kontrolle über die Kommunikation wichtig ist, kannst du jederzeit auf Premium upgraden.

Kann ich auch Kunden im EU-Ausland per SEPA-Lastschrift abbuchen?

Ja, das ist einer der Vorteile von SEPA. Du kannst alle Kunden in den 34 SEPA-Ländern problemlos per Lastschrift erreichen, solange die Zahlung in Euro erfolgt. SepaHeld/GoCardless unterstützt internationale Lastschrifteinzüge, ohne dass du dafür ein separates Auslandskonto benötigst. Gerade für Geschäfte mit Kunden in z.B. Österreich, der Schweiz oder den Benelux-Ländern ist das ideal. Übrigens kannst du Lastschriften auch aus nichteuropäischen Ländern einziehen, sofern das Land Teil des SEPA-Raums ist (z.B. Großbritannien oder Norwegen).

Ich habe nur wenige Kunden/Rechnungen im Monat. Lohnt sich der Aufwand überhaupt?

Absolut. Gerade wenn du kleinere Volumina hast, möchtest du sicher gehen, dass jede Rechnung zuverlässig bezahlt wird, ohne dass du hinterhertelefonieren musst. Für Freelancer oder kleine Betriebe ist Zeit oft die knappste Ressource – SepaHeld nimmt dir das Forderungsmanagement ab, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Und auch wenige verspätete Zahlungen können weh tun. Mit automatisierter Lastschrift gehst du auf Nummer sicher, selbst wenn es nur eine Handvoll Kunden sind. Die Einrichtung ist schnell erledigt und die Kosten sind so gering (z.B. ~1% vom Rechnungsbetrag), dass sich der Nutzen bereits bei der allerersten vermiedenen Mahnung zeigt. Zudem bist du für die Zukunft gerüstet: Sollte dein Geschäft wachsen, hast du ein skalierbares Zahlungssystem schon an Bord, ohne später alles neu organisieren zu müssen.

Wann wird das Geld aus den Lastschriften an mich ausgezahlt?

GoCardless überweist dir das eingezogene Geld in der Regel spätestens zwei Geschäftstage nach Fälligkeit auf dein Bankkonto. Du kannst den Status jeder Zahlung – ob „in Bearbeitung“, „eingezogen“ oder „fehlgeschlagen“ – jederzeit im SepaHeld- oder GoCardless-Dashboard verfolgen. In der Praxis hast du dein Geld also meist wenige Tage nach dem Rechnungsfälligkeitsdatum sicher auf dem Konto.

Kann ich bereits vorhandene SEPA-Mandate meiner Kunden übernehmen?

Falls du schon bestehende Lastschriftmandate (z.B. in Papierform oder von einem anderen Anbieter) hast, kannst du diese nicht selbst in SepaHeld hochladen. Aber keine Sorge: Du kannst den GoCardless-Support kontaktieren (per E-Mail an support@gocardless.com), um die Migration vorhandener Mandate zu besprechen. Oft ist es sogar einfacher, deinen Kunden im Zuge der Umstellung einmalig ein neues digitales Mandat erstellen zu lassen – das geht schnell und stellt sicher, dass alle Daten aktuell und korrekt im System vorliegen.

Werden alle meine Rechnungen automatisch per Lastschrift eingezogen?

Du behältst die Kontrolle darüber. In SepaHeld kannst du genau einstellen, für welche Rechnungen der automatische Einzug gilt. Du verknüpfst den Service mit bestimmten Zahlungsbedingungen. Zum Beispiel könntest du definieren, dass für alle Rechnungen mit der Zahlungsart "Lastschrift 14 Tage" der Einzug gestartet wird. Hat eine Rechnung diese Bedingung, wird sie automatisch über SepaHeld/GoCardless abgebucht. Andere Rechnungen (mit abweichenden Zahlungsbedingungen) werden nicht angerührt – so kannst du einzelnen Kunden weiterhin andere Zahlungswege anbieten. Im Premium-Paket hast du zudem die Möglichkeit, Abschlags- und Schlussrechnungen (Teil- und Endzahlungen, z.B. im Projektgeschäft) per Lastschrift abzuwickeln.